Diese herkömmlichen Verfahren kosten nicht nur viel Zeit, sondern bergen auch erhebliche Risiken. Handschriftliche Formulare gehen verloren, Schäden bleiben undokumentiert, und uneinheitliche Berichte erschweren die Nachverfolgbarkeit. Besonders kritisch wird es, wenn nicht klar ist, ob ein Gerät bereits bei der Rückgabe beschädigt war oder ob der Schaden anderweitig entstanden ist. Für Geräteverleiher mit umfangreichen Flotten an mehreren Standorten können solche Unklarheiten die Effizienz und Rentabilität massiv beeinträchtigen – und das Vertrauen der Kunden gefährden.

Digitale Inspektionsprozesse als Schlüssel zum Erfolg

Das britische Technologieunternehmen Krank hat sich dieser Problematik angenommen und auf Grundlage umfassender Branchenkenntnisse die mobile Inspektionsplattform Inspeq entwickelt. Ziel war es, Geräteverleihern ein Werkzeug an die Hand zu geben, das die ineffizienten und oft uneinheitlichen Inspektionsprozesse durch ein strukturiertes, digitales System ersetzt.

Seit dem Marktstart im April 2025 wurde Inspeq kontinuierlich weiterentwickelt und an die spezifischen Anforderungen der Branche angepasst. Die App richtet sich an Außendienstteams und bietet eine moderne, mobile Lösung, die papierbasierte Checklisten überflüssig macht.

„Geräteverleiher stehen kontinuierlich unter Druck, Geräte schnell zu liefern. Das bedeutet, dass Ausfallzeiten minimiert und hochwertige Wirtschaftsgüter geschützt werden müssen, während man es gleichzeitig oft mit nicht verlässlichen Inspektionen und frustrierenden Unklarheiten hinsichtlich Schäden zu tun hat“, erklärt Mark Turner, CEO von Krank. „Wir haben Inspeq entwickelt, um einen Prozess, der unübersichtlich und uneinheitlich sein kann, absolut transparent zu machen, und das Mietflotten-Management zu unterstützen.“

Kürzere Inspektionszeiten durch KI-gestützte Prozesse

Mit der Inspeq-App benötigen Teams vor Ort lediglich ein Smartphone oder Tablet, um Inspektionen effizient durchzuführen. Die Anwendung ermöglicht das Erfassen von hochauflösenden Videos, Fotos, Sprachnotizen sowie die Erstellung von Berichten mit Zeitstempel – direkt während des Inspektionsvorgangs.

Der Einsatz von Inspeq hat laut Krank zu einer Reduzierung der Inspektionszeiten um bis zu 50 % geführt. Auch die nachträgliche Berichterstellung, die bisher oft mehrere Stunden in Anspruch nahm, erfolgt nun automatisiert innerhalb weniger Sekunden.

„Sobald der Prüfer seine Inspektion abgeschlossen hat, steht bereits ein vollständig formatierter, weiterleitbarer Bericht zur Verfügung, was die Wartung beschleunigt, Ausfallzeiten reduziert und dafür sorgt, dass hochwertige Geräte im Einsatz bleiben können“, erklärt Khurram Mumtaz, CTO von Krank.

Herzstück der App ist eine KI-gestützte Spracherkennung, die Beobachtungen in Echtzeit transkribiert und strukturierte Berichte erstellt. Prüfer können während der Videoaufnahme ihre Einschätzungen diktieren und erhalten durch intuitive Bildschirmanweisungen zusätzliche Unterstützung. Die KI erfasst, interpretiert und dokumentiert die Daten automatisch, wobei Korrekturen bei Bedarf jederzeit möglich sind.

„Wir stehen noch am Anfang der Einführung, erreichen aber schon jetzt eine Verkürzung der Inspektionszeiten um bis zu 50 %, und die Zeitersparnis nach den Inspektionen ist sogar noch gravierender. Das Erstellen detaillierter Berichte kann Unternehmen viele Stunden kosten, jetzt aber von Inspeq sofort direkt erledigt werden. Das bedeutet schnellere Umschlagszeiten, eine raschere Wartung und weniger stillstehende Maschinen“, so Turner.

Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit in der Gerätevermietung

Ein zentrales Problem in der Branche bleibt die Verantwortlichkeit im Schadensfall. Wenn Maschinen beschädigt zurückgegeben werden, ist oft unklar, ob es sich um bereits bestehende Schäden oder neue Vorfälle handelt. Inspeq schafft hier Abhilfe, indem es eine lückenlose Dokumentation ermöglicht.

Mit Berichten zu Diskrepanzen, Fotobelegen und KI-generierten Notizen lassen sich Streitfälle rasch und nachvollziehbar klären. Dies schafft nicht nur Rechtssicherheit für Geräteverleiher, sondern auch Vertrauen auf Kundenseite. Dank der detaillierten und zeitgestempelten Dokumentation erhalten Kunden präzise Einblicke in den Zustand der Geräte – sowohl bei der Übergabe als auch bei der Rückgabe.

„Der Geräteverleih entwickelt sich und die Unternehmen, die Erfolg haben, werden jene sein, die intelligentere Tools einsetzen“, fügt Mumtaz hinzu. „Inspeq bietet den Nutzern eine optimierte Methode zur Durchführung von Inspektionen, eine, mit der alle Beteiligten auch dann auf demselben Stand bleiben, wenn die Teams auf mehrere Standorte verteilt sind. Durch den Einsatz von KI zur Automatisierung von Routineverwaltungsaufgaben helfen wir Unternehmen, wertvolle Zeit zu sparen und robuste, zukunftsfähige Betriebsabläufe zu schaffen.“