Dies ist nun der zwölfte Beitrag aus unserer Reihe "Eine Assistenz namens Kai – kann ...". Bisher haben wir uns mit den Kompetenzen von Kai, unserer Assistenz mit künstlicher Intelligenz, beschäftigt und zuletzt einen Exkurs in den EU AI ACT gemacht.

Heute möchte ich Sie mit auf eine Reise nehmen. Stellen Sie sich doch bitte vor: Der Betrieb, den Sie leiten möchten, muss erst gegründet werden. Sie stehen sozusagen auf der "grünen Wiese" und möchten einen innovativen Betrieb aufbauen, erfolgreich führen, dabei ein erfülltes und gesundes Leben bis ins hohe Alter leben und keine Probleme bei der Nachwuchsgewinnung, sowie nur glückliche Mitarbeitende haben. Wie müsste dieser Betrieb aussehen? Wie würden Sie Ihre Aufgabenpakete am besten erledigen? Was würden Sie sich – als mitarbeitende Person – wünschen?

Ganz neu denken

Die häufigsten Hindernisse bei Veränderungen bzw. bei der Digitalisierung sind die vorhandenen Strukturen, also das Personal und/oder die vorhandene Infrastruktur. Deshalb ist es wichtig, mal aus einer anderen Perspektive zu schauen – ungeachtet all der Gegebenheiten –, sich also auf die grüne Wiese begeben und mal ganz neu zu denken. Stellen Sie sich die Frage: Wenn Sie heute ganz neu beginnen würden, würden Sie Ihre Projekte so abwickeln wie bisher?

Und wie ist Ihre Antwort? Nein, denn Sie wissen, für Betriebe ist die Digitalisierung und Automatisierung entscheidend, die langfristig überleben und nicht langsam sterben wollen. Wer statt eines Papierformulars nun ein Online-Formular verwendet, hat faktisch digitalisiert. ABER im Wettbewerb gegen den Betrieb verloren, der keine Formulare mehr einsetzt.

Wer schon einmal ein modernes Legitimationsverfahren bei einer Bank erlebt hat – ein paar Daten eingeben, einen kurzen Videoanruf starten, Gesicht und Ausweis vor die Kamera halten und fünf Minuten später ist das Konto eröffnet und die Kreditkarte unterwegs –, der wird kaum begeistert sein, wenn seine Bank stolz verkündet, dass sie keine Papierformulare mehr nutzt, sondern Sie jetzt auf dem Tablet unterschreiben können.

Veränderte Rahmenbedingungen

Und da sind wir schon beim ersten Grund für dieses "Nein": Unser Kundenverhalten hat sich durch digitale Einflüsse massiv verändert. Wir erwarten auch von einem Handwerksbetrieb eine 24/7-Erreichbarkeit, Transparenz in der Umsetzung sowie effiziente und solide Arbeitsweisen. Nicht nur Kai kann hier helfen, diesen gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden und eine moderne, kundenorientierte Leistungserbringung anzubieten.

Der zweite Grund liegt im Arbeitskräftemangel: Kai kann durch Automatisierung von Routineaufgaben und Optimierung von Arbeitsprozessen helfen, den Personalmangel zu kompensieren, während das vorhandene Personal, sich anderen – wichtigeren – Aufgaben widmen kann.

Ein weiterer Grund liegt in der Informationsüberflutung, die es zu bewältigen gilt. Denn die Kommunikationsflut und dann auch noch auf den vielen unterschiedlichen Kanälen, stellt so manchen jeden Tag vor eine Herausforderung, die durch Kai gemindert werden könnte.

Gute Pläne umsetzen

Allein zu digitalisieren, reicht leider jedoch nicht aus. Der bekannte Spruch von Thorsten Dirks: "Wenn Sie einen scheiß Prozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess" trifft es auf den Punkt – dennoch wird dieser Punkt leider in vielen Projekten ignoriert. Wer einen schlechten Prozess einfach automatisiert, hat am Ende nur einen schlechten Automatismus geschaffen, der meist mehr Arbeit macht als weniger. Und deshalb hört man so manchen nach der Umsetzung nur noch fluchen.