Arbeitnehmern wird allerdings eine Werbungskostenpauschale von aktuell 1230 Euro pro Jahr gewährt - auch, wenn tatsächlich keine Kosten angefallen sind. Freiberufler, Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte können Fort- und Weiterbildungskosten als Betriebsausgaben abziehen; für sie gibt es im Regelfall keine abzugsfähige Pauschale.

Damit eine Fortbildung steuerlich anerkannt wird, muss sie geeignet sein, die „berufliche Handlungsfähigkeit zu erhalten und anzupassen oder zu erweitern und beruflich aufzusteigen“ - so regelt es das Berufsbildungsgesetz. Eine Weiterbildung kann dagegen auch die Umschulung zu einem neuen Beruf sein. Im Ergebnis muss eine Fortbildung oder Weiterbildung die berufliche Qualifikation fördern. Grundsätzlich können auch Sprachkurse abgesetzt werden, wenn sie mit der aktuellen oder angestrebten zukünftigen Berufstätigkeit zusammenhängen. Dies gilt zum Beispiel für Fachsprachkurse. Dagegen können die Kosten allgemeinsprachlicher Kurse, die etwa der besseren Verständigung im Auslandsur-laub dienen, nicht steuermindernd angesetzt werden.

Zu den abzugsfähigen Fort- und Weiterbildungskosten zählen grundsätzlich sämtliche Kosten, die mit der Fort- oder Weiterbildung zusammenhängen. Neben den Lehrgangs- oder Seminarkosten sind dies insbesondere die Kosten für Fachliteratur und Reisekosten. Auch Auf-wendungen für das häusliche Arbeitszimmer bzw. Homeoffice zählen dazu. Als Reisekosten sind insbesondere die Fahrtkosten zu berücksichtigen. Hier können entweder die tatsächlichen Kosten, zum Beispiel für ein Zugticket, oder eine Pauschale von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer angesetzt werden.

Daneben können Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 14 Euro pro Tag für mehr als acht Stunden oder 28 Euro pro Tag für 24 Stunden Abwesenheit von zu Hause sowie entstandene Übernachtungskosten geltend gemacht werden. Findet die Fort- oder Weiterbildung online statt und ist die Teilnahme aus der privaten Wohnung möglich, kann eine Homeoffice-Pauschale von aktuell 6 Euro pro Tag für maximal 210 Tage pro Jahr steuerlich anerkannt werden. Das Gleiche gilt, wenn entsprechende Vor- oder Nachbereitungen erforderlich sind. Die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers hingegen können, anders als dies bis einschließlich 2022 möglich war, nicht mehr alternativ abgesetzt werden.

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