Firmenwagen
Im elektronischen Fahrtenbuch sind spätere Eintragungen tabu
Wer seinen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen darf, muss diese Nutzung als geldwerten Vorteil versteuern - entweder pauschal oder anhand eines Fahrtenbuchs. Bei der Pauschalbesteuerung kommt die 1-Prozent-Regelung (bei Autos mit Verbrennermotoren) bzw. die 0,25-Prozent-Regelung (bei Elektrofahrzeugen) oder die 0,50-Prozent-Regelung (bei einigen Hybridfahrzeugen) zur Anwendung.
Die Pauschalbesteuerung ist die einfachste Variante der Versteuerung eines Dienstwagens. Ein Fahrtenbuch zu führen erfordert etwas mehr Aufwand. Es lohnt sich aber vor allem, wenn der Firmenwagen schon abgeschrieben oder ein Gebrauchtwagen ist oder wenn er nur wenig privat gefahren wird.
Früher wurden Fahrtenbücher ausschließlich per Hand geführt, inzwischen werden aber viele elektronische Fahrtenbücher verwendet - hierfür existieren zahlreiche Softwarelösungen. Das Finanzamt erkennt die digitale Fahrtenbuchvariante nur unter strengen Voraussetzungen an. Vor allem mit Blick auf nachträgliche Veränderungen ist Vorsicht geboten: Nachträgliche Änderungen sind nur ausnahmsweise zulässig, wenn diese in der ursprünglichen Datei dokumentiert und offengelegt werden, also erkennbar sind. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich nicht um ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und es wird folglich vom Finanzamt verworfen.
Das Finanzgericht Düsseldorf (FG) hat kürzlich in einem Streitfall entschieden, in dem es um nachträgliche Änderungen an einem elektronischen Fahrtenbuch ging. Seiner Ansicht nach weist ein elektronisches Fahrtenbuch nicht die geforderte geschlossene Form auf, wenn Einträge darin nur in einem drei- bis sechs-wöchigen Rhythmus „en bloc“ vorgenommen werden und die Fahrten in der Zwischenzeit nur auf Notizzetteln festgehalten werden, die später entsorgt werden.
Nach Ansicht des FG müssen nachträgliche Veränderungen an früher eingegebenen Daten entweder technisch ausgeschlossen oder in der Datei selbst dokumentiert und „bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme“ erkennbar sein. Eine separate Änderungsprotokolldatei genügt demnach nicht den Anforderungen.
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