Steuertipp
Welche Steuerregeln für Betriebsveranstaltungen gelten
Steuerlich gilt: Arbeitgeber können alle Kosten der Betriebsveranstaltung als Betriebsausgaben absetzen und sogar etwaig anfallende Lohnsteuer für ihre Beschäftigten übernehmen. Auf Folgendes sollten sie achten:
Bei einer betrieblichen Veranstaltung sind die Zuwendungen des Arbeitgebers bis 110 Euro pro Mitarbeiter steuerfrei; allerdings ist dieser Freibetrag auf zwei Veranstaltungen im Jahr begrenzt. Wird häufiger im Jahr gefeiert, muss der daraus erwachsende Vorteil versteuert werden. Die Versteuerung obliegt dem Arbeitgeber. Die Steuerfreiheit für zwei Veranstaltungen pro Jahr kann nur dann beansprucht werden, wenn die Feier allen Angehörigen des Betriebs (oder eines Betriebsteils bei größeren Firmen) offensteht, es also keine hierarchische Begrenzung gibt. Zudem muss der Arbeitgeber aufzeichnen, wer tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilgenommen hat, um die Kosten korrekt auf die Teilnehmer aufteilen zu können. Bringen Beschäftigte Begleitpersonen mit, werden die kompletten Ausgaben für die Begleitung dem betriebszugehörigen Mitarbeiter zugerechnet. Der Freibetrag von 110 Euro ist dann also schnell überschritten.
Den Teilnehmern einer Betriebsveranstaltung werden nicht nur ihre direkt zurechenbaren Kosten (z.B. Speisen, Getränke und Tombolagewinne) zugerechnet. Der Gesetzgeber verlangt, dass alle Bruttoaufwendungen des Arbeitgebers für die Feier, also auch nicht direkt zurechenbare Ausgaben, auf die Mitarbeiter umgelegt werden. So fließen in den Steuerfreibetrag anteilig auch zum Beispiel Raummiete sowie die Kosten für gebuchte Künstler, externe Eventmanager, Trinkgelder oder sogar anwesende Sanitäter ein. Ausgenommen sind immerhin Strom- und Wasserkosten auf dem Betriebsgelände des Arbeitgebers sowie die Kosten des eigenen Personals, das für die Feier abgestellt wird.
Wird das Fest auf dem Betriebsgelände ausgerichtet, fließen die Reisekosten ebenfalls nicht in den Steuerfreibetrag ein. Dies betrifft beispielsweise Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind und für das Sommerfest zur Firmenzentrale anreisen. Der Arbeitgeber kann diese Reisekosten steuerfrei erstatten.
Fallen bei einer Betriebsveranstaltung beispielsweise Kosten je Mitarbeiter von 135 Euro an, müssen von der Lohnbuchhaltung also 25 Euro als geldwerter Vorteil versteuert werden. Der Arbeitgeber kann wählen, ob er diesen Mehrbetrag individuell zuzüglich Sozialabgaben oder pauschal mit 25 Prozent sozialabgabenfrei versteuert. Letzteres ist für Beschäftigte regelmäßig vorteilhafter. Des Weiteren kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für die Beschäftigten übernehmen, so dass das Fest dann ein echtes Geschenk von der Firmenleitung ist.
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