1980 als Familienbetrieb mit vier Mitarbeitern gegründet, hat sich das Unternehmen bis heute zu einem mittelständischen Handwerksbetrieb mit 70 Mitarbeitern entwickelt. Das Leistungsportfolio umfasst ein breites Spektrum an Dienstleistungen, von der Haus- und Gebäudetechnik über die Automation und den Elektroanlagenbau bis zur Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik.

Ablösung der papier-basierten Prozesse

Im Jahr 2020 startete der Gebäudetechnik-Spezialist den Auswahlprozess für eine neue Handwerkersoftware. Das damals eingesetzte System, ebenfalls aus dem Hause pds, lief zwar bis zuletzt stabil und zuverlässig, konnte jedoch den gewachsenen Anforderungen des Unternehmens immer weniger gerecht werden. Björn Müller, kaufmännischer Geschäftsführer des Familienbetriebes, verfolgte bei der Suche das Ziel, mit der Umstellung zu einer modernen und zukunftsfähigen Handwerkersoftware die Prozesse im Innen- und Außendienst nicht nur transparenter, sondern auch effektiver zu machen. „Im Entscheidungsprozess war für uns wichtig, einen hohen Grad an Digitalisierung und Automatisierung in unserer Ablauforganisation zu erhalten. Im Zuge der Softwareumstellung wollten wir vor allem unsere papier-basierten Prozesse ablösen“, so Björn Müller. „So stand für uns von vornherein fest, unsere Prozesse mit einem digitalen Dokumentenmanagement und einer digitalen Belegkette unserer Projekte zu verschlanken. Wenn wir eine bestimmte Rechnung mit den beim Kunden installierten Komponenten einsehen wollten, mussten wir diese aus unseren vielen Projektordnern oder – wenn der Vorgang schon länger als zwei Jahre zurückliegt – manuell aus dem Archiv heraussuchen. Dies war nicht nur lästig, sondern mitunter auch recht zeitraubend.“

Kompetenz und Vertrauen in pds gaben Ausschlag im Entscheidungsprozess

Nach der Evaluationsphase, in der sich Björn Müller und sein Team über Präsentationen und Angebote mehrerer Lösungsanbieter ein eingehenderes Bild über potenzielle Softwarepartner machte, fiel die Entscheidung schließlich auf die pds Software in Verbindung mit den pds Apps. Den Ausschlag gab schließlich für Björn Müller vor allem die fachliche Kompetenz und der hohe Vertrauensvorschuss, den sich pds und das betreuende Systemhaus ewes & partner GmbH in der über 40 Jahre währenden erfolgreichen Zusammenarbeit erarbeitet hatten.

Da das Einführungsprojekt zeitlich mit dem Beginn der Corona-Pandemie und den Lockdowns zusammenfiel, gab es im Projekt die eine oder andere zusätzliche Herausforderung zu meistern. Mit der Umstellung hat das Unternehmen nun aber die Grundlage geschaffen, künftig auch aus dem Home-Office oder von unterwegs auf das System, Projekt- und Stammdaten sowie verknüpfte Belege zuzugreifen. Zum 01. Januar 2021 ist das Unternehmen schließlich mit der pds Handwerkersoftware in nahezu allen Bereichen in den Produktivbetrieb gegangen. Lediglich die pds Lohnbuchhaltung wurde zeitversetzt zum 01.04.21 zugeschaltet.

Mobile Scanner beschleunigen Abläufe in der Lagerverwaltung um 30 %

Heute nutzt Elektro Müller nahezu alle Bereiche der pds ERP-Software, von der Handwerkersoftware über das Finanzwesen bis zum Personalwesen mit der Lohnbuchhaltung. In der Lagerverwaltung kommen zur Erfassung der Warenein- und Warenausgänge seither mobile Scangeräte zum Einsatz. Während früher mit händisch gepflegten Materialentnahmescheinen gearbeitet wurden, die zunächst systemisch erfasst, in den Lieferschein gepackt und in eine Rechnung überführt werden mussten, verläuft der Prozess mit Handscannern und Mobilgeräten rund 30 % schneller. Die Ein- und Ausgänge werden per Scan direkt digital erfasst und auf das jeweilige Projekt gebucht, so dass im Anschluss gleich die Rechnung gestellt werden kann. Zudem ist die gesamte Bestandsführung aufgrund der Echtzeit-Daten und hohen Transparenz einfacher geworden. Gerade heute, wo viele Betriebe im Elektrofachhandwerk mit langen Lieferzeiten und Materialverknappung zu kämpfen haben, ist für Björn Müller ein zuverlässiges Bestandsmanagement und eine gute Planung von großer Bedeutung.

Durchgängig digitale Einkaufsprozesse reduzieren Aufwand bei Bestellungen um die Hälfte

Mit der IDS-Schnittstelle der pds Software verfügt das Unternehmen heute über eine direkte Anbindung zum Großhandel, die die Einkaufs- und Bestellabwicklungsprozesse seither deutlich verbessert hat. Wurden früher Bestellungen immer gleich zweimal ausgeführt – einmal im Onlineshop des Lieferanten und einmal händisch im damaligen ERP-System – erfolgt die gesamte Abwicklung der Bestellung heute nur noch einmal: „Nach der Erfassung in der pds Software wird die Bestellung über die IDS-Schnittstelle in das System des Großhändlers übermittelt und als Warenkorb mit den tagesaktuellen Preisen zurückgespielt, um die Bestellung auszulösen. Um später einen sauberen digitalen Rechnungseingangsworkflow zu ermöglichen, werden die benötigten Daten wie die jeweiligen pds Bestellnummern, Kostenträger, Kommissionen etc. gleich mit übergeben. An dieser Stelle haben wir den pds Einkaufs-Workflow vollständig übernommen, was im Tagesgeschäft auch sehr gut funktioniert. Dadurch, dass wir heute Bestellungen nicht mehr in zwei Systemen, sondern lediglich einmalig in der pds Software anlegen müssen, sparen wir bei Warenbestellungen gut 50 % an Zeit und Aufwand ein. Hinzu kommt, dass wir auch bei nachgelagerten Prozessen wie der Rechnungsprüfung weniger Aufwand haben, da bei Bestellungen nicht mehr die Preise der einzelnen Positionen abgeglichen werden müssen.“

Automatisierter Rechnungseingangsworkflow

Mit der Einführung der pds Software sind die papier-basierten Rechnungseingangsprozesse bei Elektro Müller gegen einen digitalen und weitgehend automatisierten Rechnungseingangsworkflow abgelöst worden. Während Eingangsrechnungen früher zunächst in ausgedruckter Form mit der Bestellung abgeglichen und händisch geprüft wurden, sind diese im nächsten Schritt im entsprechenden Ordner abgelegt und an die Finanzbuchhaltung zur Weiterbearbeitung übergeben worden. Die Finanzbuchhaltung hat dann schließlich die Rechnung aus dem Ordner entnommen, manuell in das System eingebucht und mit einem Freigabe-Vermerk versehen. Diese Rechnung ist dann schließlich in einem anderen Ordner an den für die Zahlungsläufe zuständigen Kollegen übergeben worden, der die Rechnung wiederum entnommen, einen Zahlvermerk ergänzt und in einem dritten Ordner mit bezahlten Lieferantenrechnungen abgeheftet hat. „Und nach zwei Jahren ist dann der Ordner mit den bezahlten Rechnungen für zehn plus zwei Jahre ins Archiv gewandert. Dies war ein sehr aufwändiger und zudem fehleranfälliger Prozess. So kam es mitunter auch vor, dass Rechnungen etwa im Freigabe-Prozess auch mal verlorengegangen sind“, erinnert sich Björn Müller. „Wenn heute eine Rechnung in Papierform eingeht, wird sie nach dem Eingang direkt eingescannt und an den jeweiligen Ansprechpartner zur Überprüfung weitergeleitet, der sie in einem durchgängig digitalen Prozess in das System einliest, bucht und schließlich die Zahlung auslöst. Dieser Prozess sieht für Rechnungen, die im elektronischen PDF-Format als ZUGFeRD-Datei eingehen, gleichermaßen aus. Die Einrichtung im ZUGFeRD-Format hat zwar mit dem jeweiligen Lieferanten zunächst einen Abstimmungsprozess erfordert, aber einmal eingerichtet, verläuft der Rechnungseingangsprozess sehr schnell und zuverlässig. Auch hier sparen wir über den gesamten Workflow rund 30 % der Arbeitszeit ein.“

Neueste Erweiterung: mobiles Aufmaß

Erst seit wenigen Wochen kommt bei dem Gebäudetechnik-Spezialist die pds Lösung für das mobile Aufmaß zum Einsatz, aber der Nutzen zeigt sich bereits nach kurzer Zeit: Ausdruck der Aufmaß-Dokumente, händisches Ausfüllen vor Ort und die manuelle Datenerfassung in das System gehören seither der Vergangenheit an. Heute wird das Aufmaß auf der Baustelle gleich digital erfasst und direkt vom Kunden gegengezeichnet, so dass das Elektro Müller Team für die Erfassung der Aufmaße eine Zeitersparnis von rund 40 % realisieren konnte.