Finale der Beitragsserie
Kai im Arbeitsalltag
In 15 Beiträgen hat Dr. Martina Schneller erläutert, wer oder was Kai ist und wie Kai unterstützen kann. Doch wie läuft die Auswahl, Einstellung und Einarbeitung? Wie können Sie Kai in Ihrem Unternehmen implementieren? Sechs Schritte sind notwendig.
Die ersten drei Schritte der Wahl der richtigen künstlichen Intelligenz (KI) waren Inhalt des letzten Beitrages:
1. Schritt: Beobachten und Analyse des Ist-Zustandes
2. Schritt: Handlungsbedarf entdecken und Entwicklung einer Strategie
3. Schritt: Herausforderung formulieren und Auswahl geeigneter Lösungen
Nun stehen die letzten drei Schritte im Fokus:
4. Schritt: Lösung identifizieren und Test der Lösungen und der Prozesse in Pilotprojekten
5. Schritt: Umsetzung und Implementierung und Nutzung im gesamten Betrieb
6. Schritt: Prozessmanagement und Skalierung und Weiterentwicklung
Bei der Auswahl wird unterschieden nach selbst entwickelten oder zugekauften Lösungen. Wir gehen im Weiteren von zugekauften Lösungen aus, so dass Sie im 4. Schritt die ausgewählten KI-Lösungen in einem überschaubaren Rahmen erproben. Ziel ist nicht, sofort den ganzen Betrieb umzustellen, sondern herauszufinden, ob das Werkzeug auch umsetzbar ist. Aus den verschiedenen Tools gilt es Ihre passende Lösung zu finden.
Diese Identifikation läuft in zwei Stufen ab. Zuerst werden die ausgewählten Tools evaluiert, und in der zweiten Stufe wird die ausgewählte Lösung in einem Pilotprojekt getestet. Sie prüfen die verschiedenen Lösungen auf ihre Nutzerfreundlichkeit, Praktikabilität und vor allem im Hinblick auf die festgelegten Kriterien und die neuen Abläufe. Denn jede Veränderung führt zu einer Anpassung im Prozessablauf. Um die Abläufe zu verifizieren, werden diese in der zweiten Testphase komplett erprobt. Dabei werden auch alle Schnittstellen und Daten getestet und gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen.
Legen Sie eine Bewertungsmatrix fest, um die beste Lösung zu identifizieren. Bestandteile sollten neben den Zielen beziehungsweise Erwartungen an das neue System auch der Terminplan, Kostenrahmen, technische und rechtliche Rahmenbedingungen sowie die Datenverfügbarkeit sein. Am Ende dieser Phase steht eine Entscheidung: Bewährt sich die Lösung, kann sie im gesamten Betrieb eingeführt werden. Wenn nicht, wird nachgebessert oder eine Alternative ausgewählt.
War die Pilotphase erfolgreich und soll die Lösung im gesamten Betrieb implementiert werden, starten wir Schritt 5. Die Phase der Implementierung muss genau geplant werden. Dabei geht es nicht nur um die technische Einführung, sondern auch um organisatorische Veränderungen. Systeme müssen eingerichtet, Schnittstellen geschaffen und Mitarbeitende geschult werden.
Voraussetzungen, die besonders zu beachten sind:
• Sind alle notwendigen Geräte vorhanden?
• Sind die bestehenden Systeme kompatibel?
• Gibt es ausreichend Speicherplatz und Serverkapazität?
• Funktionieren die Schnittstellen zwischen KI-Tool und bestehenden Programmen?
• Wurde die Datensicherheit wie Zugriffsrechte, Rollenmodelle geprüft?
Wichtig ist, die Einführung schrittweise zu gestalten. Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan. Statt alle Arbeitsbereiche gleichzeitig umzustellen, müssen klar definierten Etappen definiert werden. Sie müssen ausreichend Zeit einplanen, um Fragen zu klären, Abläufe anzupassen und Erfahrungen zu sammeln. Ebenso wichtig ist es, Unterstützung anzubieten – etwa durch Schulungen oder Anleitungen, die den Umgang mit der neuen Lösung erleichtern. Eine erfolgreiche Umsetzung zeichnet sich dadurch aus, dass die Lösung nicht als Zusatzaufgabe empfunden wird, sondern sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügt.
Die ist nur möglich, wenn das Team auf diese Veränderung vorbereitet wird. Und das sogenannte Change- oder Veränderungsmanagement startet schon mit dem ersten Schritt, der Ist-Analyse. Umso besser der Mensch sich berücksichtigt fühlt, umso besser geht er mit Veränderung um.
Der Mensch ist ein "Gewohnheitstier" und hält gern an alten – wenn auch schlechten – Routinen fest. Der Veränderungsprozess (siehe Abbildung) läuft immer gleich ab. Bereiten Sie das Team darauf vor. Wir stoßen immer an den Punkt, wo wir uns fragen, warum die Änderung vorgenommen wird, gefolgt vom Tal der Tränen. Bei einem guten Veränderungsmanagement wird der Gipfel sehr schnell erklommen. Dazu gehört auch, positiven Ergebnisse aus dem Team heraus, sichtbar zu machen. Die Mitarbeitenden sollen merken: Kai hilft uns, nimmt Arbeit ab, schafft Übersicht und verbessert die Qualität.
Nach der Einführung beginnt die Phase der kontinuierlichen Evaluierung. KI-Lösungen entwickeln sich weiter, aber auch der Betrieb. Deshalb braucht es ein aktives Prozessmanagement. Dazu gehört, regelmäßig zu überprüfen, ob die Lösung weiterhin den gewünschten Nutzen bringt und wo Verbesserungen nötig sind. In dieser Phase wird auch über Skalierung nachgedacht: Kann die Lösung in weiteren Bereichen eingesetzt werden? Lassen sich zusätzliche Funktionen aktivieren? Gibt es neue Werkzeuge, die zum Betrieb passen könnten? Viele Handwerksbetriebe stellen fest, dass sich durch die ersten Erfahrungen neue Ideen ergeben.
Ebenso wichtig ist es, die Datenqualität im Blick zu behalten. KI-Systeme funktionieren umso besser, je besser die Daten sind. Deshalb braucht es Standards: Wie werden Daten erfasst? Wer ist verantwortlich? Wie werden mögliche Fehler korrigiert? Prozessmanagement bedeutet auch, im Austausch zu bleiben. Intern und extern mit Anbietern oder Partnern.
Feedbackrunden helfen, Potenziale zu erkennen und Herausforderungen frühzeitig zu lösen. Lebenslanges Lernen ist also auch für Kai ein Thema. Ein Digitalisierungsprojekt ist kein Projekt mit festem Ende. Es hat eine fortlaufende Entwicklung. Dennoch, wenn Sie diesen Weg aktiv gehen, werden Sie langfristig profitieren – durch effizientere Abläufe, bessere Qualität und mehr Zeit für das Wesentliche.
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