Sie haben fast alles vorbereitet, um die ersten Gespräche mit Softwareanbietern zu führen: die aktuellen Prozessabläufe aufgenommen, sich Gedanken zu Schwachstellen- und Verbesserungspotentialen gemacht, Ihre Herausforderungen und Ziele mit der SMART-Technik formuliert – und daraus Ihren Leitbetrieb erstellt. Sprich: die Zukunftsvision Ihres Betriebes. Also wie Sie in Zukunft arbeiten möchten, wenn Sie alle Ideen, Wünsche, einfach alles umgesetzt haben. Diese Zukunftsvision müssen alle Beteiligten immer vor Augen haben. Nur so nehmen Sie den direkten Weg zum Ziel und können Entscheidungen auf einer soliden Basis treffen. Dies betrifft insbesondere Softwarelösungen mit den Schnittstellen beziehungsweise Informationen und die Funktionalitäten der jeweiligen Lösungen; außerdem deren Kompatibilität untereinander. Das ist wie bei der Herstellung Ihres Werkes. Sie würden sicherlich nicht einfach schon mal etwas fertigen, ohne zu wissen, was am Ende daraus entstehen soll.

Nun geht es in die nächsten Schritte, um passende Softwarelösungen zu identifizieren. Als Hilfsmittel hierzu stellen wir Ihnen die Funktionalitäten-Matrix zur Verfügung. Sie können sie in Kapitel 5 "Lösung identifizieren" herunterladen. Auch diese Matrix ist nach Prozessen und Funktionsbereichen aufgebaut, die weitestgehend den Handlungsfeldern entsprechen. Sie können nach dem Prozess oder Funktionsbereich filtern. Dort finden Sie die Fragen und Funktionalitäten, die für Sie von Bedeutung sein könnten. Die jeweilige Frage können Sie mit "ja", "nein" oder "vielleicht" beantworten. Die Antworten bilden die Kriterien, die vom jeweiligen Softwareanbieter erfüllt werden müssen. Die Liste ist sehr umfangreich, kann aber nicht den Anspruch erheben, vollständig zu sein. Dafür sind die Anfragen schlicht zu individuell. Deshalb zeigen sie dem Softwareanbieter auch, wie der Prozess in Ihrem Leitbetrieb ablaufen soll. Dazu noch, wo welche andere Software zum Einsatz kommt sowie welche Daten von der einen Softwarelösung über Schnittstellen in die andere Softwarelösung transportiert werden sollen.

Eine Lösung ist nur passend für Sie, wenn die notwendigen Schnittstellen vorhanden sind und nicht extra – verbunden mit hohen Kosten – gebaut werden muss.

Priorisieren – und dann Schritt für Schritt umsetzen. © MDZH

Die Softwarelösung erfüllt Ihre gewünschten Funktionalitäten und kann den Prozess ihres Leitbetriebs abdecken? Dann heißt es: testen, testen und testen. Und zwar systematisch! Überlegen Sie, welche Aufgaben in welchem System erledigt werden müssen. In den meisten Fällen werden Sie mindestens zwei, meist drei Systeme im Einsatz haben. Eine Softwarelösung für die Finanzbuchhaltung, eine für das Aufmaß und die Aufgaben beim Kunden – also auf der Baustelle – und eine weitere, mit der Sie die Aufgaben im Büro über die Finanzbuchhaltung hinaus abwickeln.

Stellen Sie diesen Prozess bei Ihrem Test genau nach. Legen Sie auch fest, welche Daten nun an das andere System weitergegeben werden müssen, denn die Schnittstellen müssen am Ende funktionieren. Sonst müssen Sie alles doppelt eingeben, und Ihre Arbeit wird alles andere als weniger. Es reicht beim Testen nicht aus, sich mal ein wenig durchzuklicken. Das zeigt Ihnen, wie bedienungsfreundlich die Software ist. Aber nicht, ob sie zu Ihrer Arbeitsweise passt. Ganz wichtig ist hier: Nicht Sie und Ihr Team müssen sich der Software anpassen, sondern die Software muss sich Ihren Prozessen anpassen. Ist dies nicht der Fall, dann ist es auch nicht die richtige Software für Ihren Betrieb. Auch in diesem Schritt empfehle ich Ihnen: Holen Sie sich einen Experten dazu, der anbieterneutral ist und Sie bei der Auswahl unterstützt. Und testen Sie nicht allein! Binden Sie sowohl bei der Festlegung der Funktionalitäten wie auch in der Testphase Ihre Mitarbeitenden ein. Auch sie müssen später mit dem System arbeiten und es gern nutzen. Dies geschieht nur, wenn sie bei der Auswahl mit eingebunden wurden und die Entscheidung für das System verstehen.

Sie haben die Softwarelösungen gefunden, mit denen Sie Ihren Leitbetrieb umsetzen können: Jetzt muss die Einführung geplant werden. Dazu setzen Sie Prioritäten fest, denn es kann nicht alles auf einmal umgesetzt werden. Und es müssen die Zusammenhänge der Prozesse und die Abhängigkeiten der Schnittstellen berücksichtigt werden. Planen Sie diese genau und überlegen Sie sich vorab, welche Schwierigkeiten auf Sie zukommen können. Legen Sie Ihre Ansprüche dabei nicht zu hoch. Gehen Sie Schritt für Schritt und mit Bedacht vor. Oft ist es ratsam, das alte System eine Zeitlang parallel zu führen, um keine Datenverluste zu riskieren und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Ein ganz wichtiger Punkt: Denken Sie daran, Ihre Mitarbeitenden frühzeitig zu schulen. Erwarten Sie nicht, dass Sie sich die Kompetenz zur Nutzung der Software eigenständig aneignen. So riskieren Sie nicht nur, dass die Mitarbeitenden die Veränderung ablehnen. Sondern Sie nehmen sich auch die Möglichkeit, dass der Arbeitsprozess von allen identisch ausgeführt und verstanden wird. Sie erkennen so auch leichter, wo Probleme auf Sie zukommen könnten.

Jetzt könnten Sie denken, dass Sie nach der Einführung fertig sind. Aber in unserer sich ständig ändernden Welt nimmt das Prozessmanagement eine zentrale Rolle ein. Ohne dieses verlieren Sie rasch den Überblick, Verantwortlichkeiten verschieben sich oder bleiben sogar unklar. Durch jeden neuen Mitarbeitenden, jede Anschaffung und leider auch durch neue Ideen verändern sich die Prozesse. Die Aufgaben werden dann gern einfach irgendwo angedockt, wie in Abbildung 1 gezeigt. Nur erreichen Sie damit am Ende doch nicht das gesteckte Ziel. Sie müssen sich also immer wieder die Fragen stellen, die Sie auch schon in Kapitel 2 und 4 des Digitalisierungspfades beantwortet haben: Wer macht was, wann, wie und womit?

Denn Prozesse sind immer nur so gut wie die Menschen, die sie ausführen. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie ihre Arbeiten korrekt erledigen können. Ein reguliert ablaufender Prozess, der für Sie und Ihre Mitarbeitenden klar verständlich ist, steigert die Produktivität und kann auch zur Mitarbeiterzufriedenheit führen.

Wenn alles so klappt, wie wir hoffen, dann kann ich Ihnen in der nächsten Ausgabe vielleicht auch schon die Matching-Plattform vorstellen, auf der Sie nach der passenden Software suchen können. Derzeit befinden wir uns beim Onboarding der Softwareanbieter, damit Sie auch eine gute Auswahl vorfinden. Und wie immer gilt: Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, kommen Sie auf uns zu. Dafür sind wir da, das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk.

Dieser Artikel erschien in der Ausgabe 5/23