Der geschäftsführende Gesellschafter Peter Heinz möchte die Software nicht einfach über die Mitarbeitenden stülpen, sondern sie vom Nutzen überzeugen. Das gelang mit 123erfasst sehr gut.

Seit der Gründung 1951 hat sich Otto Mühlherr von einem kleinen Bauunternehmen zu einem der renomierten Anbieter von schlüsselfertigem Industrie- und Wohnungsbau entwickelt. Heute beschäftigt das Unternehmen rund 120 Mitarbeitende. 2018 führte man zur Zeiterfassung die App 123erfasst ein. Ziel war, die klassischen Stundenzettel abzuschaffen, um die Zeiten just in time für Lohnabrechnung und Nachkalkulation zur Verfügung zu haben. Die Einführung erfolgte zuerst bei den IT-affinen Polierern, damit sie ihre Kollegen bei der Handhabung unterstützen können. Nach gut einem Jahr waren alle gewerblichen Mitarbeiter mit Smartphones und der 123erfasst-App ausgestattet.

Die Poliere dokumentieren den Baustellenfortschritt mit Fotos, koppeln diese mit dem Baustellenbericht und dem aktuellen Wetterbericht. Das hat den Vorteil, dass Fotos und Baustellenberichte auf dem Server gespeichert sind und man jederzeit darauf zugreifen kann. Im Schadensfall kann das Unternehmen dem Auftraggeber, Gutachter oder der Prüfungsstelle die ordnungsgemäße Arbeit belegen.

Die für die Personalplanung zuständigen Mitarbeitenden im Büro weisen die gewerblichen Kollegen den einzelnen Kolonnen und Baustellen zu. Diese können nun jederzeit auf ihrem Smartphone nachsehen, auf welcher Baustelle sie arbeiten oder wer der Polier ist. Dadurch entfallen zahlreiche Anrufe im Büro.

Über die Funktion Skills bildet das Bauunternehmen wichtige Fähigkeiten, Befugnisse oder Qualifikationen ihrer Mitarbeitenden in 123erfasst ab. Hier legen sie in den Personaldaten der Baustellenmanagementlösung die Qualifikationen des Personals an und definieren, welcher Mitarbeitende eine bestimmte Führerscheinklasse oder andere Bescheinigungen und Befugnisse besitzt. Titel, Zeiträume, Ablaufdaten oder Warnungen sind frei definierbar. Nachweisdokumente, Bescheinigungen oder Fotos können hinzugefügt werden. Nach den Einsparpotenzialen befragt, erklärt Geschäftsführer Peter Heinz: "Wir sparen wöchentlich circa 20 Stunden, da die Daten jetzt digital vorliegen." Wurden die Informationen früher teilweise doppelt für die Nachkalkulation eingegeben, erfolgt das jetzt in einem Schritt. Die Bürokraft kann die eingesparte Zeit für andere Aufgaben nutzen.

Dieser Artikel erschien zuerst in Ausgabe 11_23.