Die Arbeit mit Spezialwerkzeugen stellt nicht nur die Monteure selbst vor Herausforderungen. Auch die Werkstatt-Teams sind gefordert. Wegen der Vielzahl an unterschiedlichen Werkzeugen und der Tatsache, dass für jedes einzelne Spezialwerkzeug spezifisches Know-how benötigt wird, kann die Verwaltung und Disposition zu einem echten Zeitfresser werden. Dieses Problem hat die Beutlhauser-Gruppe nicht mehr, seitdem sie die digitale Lösung ihres Tochterunternehmens OneStop Pro Software Solutions GmbH für die Verwaltung der Werkzeuge im Bereich Flurförderzeuge nutzt.

Treibende Kraft für die Implementierung der Software waren Werkstattmeister Robert Mehwald und sein Stellvertreter Paul Markwirth aus der Flurförderzeug-Sparte von Beutlhauser in Dresden. Sie hatten Tag für Tag ineffektive Prozesse beobachtet. „Wenn ein Monteur angerufen hat, musste in der Werkstatt erst mal jemand gefunden werden, der weiß, welches Spezialwerkzeug genau gemeint ist. Dann musste dieser Kollege zum Werkzeugschrank gehen und nachsehen, ob wir das gewünschte Werkzeug vor Ort lagernd haben. Falls das der Fall war, wurde die Auslagerung in einer Excel-Liste eingetragen und das Werkzeug zum Monteur geschickt“, schildert Paul Markwirth das umständliche Prozedere.

Neben dem Problem, das passende Werkzeug überhaupt zu finden, entpuppte sich die Arbeit mit den Excel-Listen als Quelle für Fehler. Im Trubel des Alltagsgeschäfts kann es vorkommen, dass das Pflegen der Liste vergessen wird. „Dann weiß man nicht: Wer hat das Spezialwerkzeug aktuell?“, so Markwirth. Der ausschlaggebende Grund, auf eine digitale Lösung zu setzen, war schließlich die Übernahme des Linde-Händlers Dietze mit Sitz in Brandenburg. Zu den bestehenden zwei Niederlassungen, die beutlhauserweit auf Flurförderzeuge und Intralogistik spezialisiert sind, kamen drei weitere Standorte hinzu. „Das hatte Auswirkungen auf das Werkzeughandling, da sich der Bestand deutlich vergrößert hat.“

Inzwischen verwaltet Beutlhauser niederlassungsübergreifend in der Sparte Flurförderzeuge rund 4000 Spezialwerkzeuge für Linde-Stapler mit OneStop Pro. Verwechslungen und nervenaufreibende Suchprozesse gehören der Vergangenheit an. Es sei nun praktisch unmöglich, ein teures Werkzeug aus Gründen der Datenpflege zu „verlieren“. Ein weiterer Vorteil: In OneStop Pro ist standortübergreifend ersichtlich, ob und wo benötigtes Werkzeug verfügbar ist. Das verhindert unnötige Neuanschaffungen, die gerade im Bereich der Spezialwerkzeuge mit hohen Investitionen verbunden wären. Kosten in Höhe von 10.000 Euro und mehr sind keine Seltenheit.