Ausfassscheine ausstellen, händisch dokumentieren, sich in unübersichtlichen Listen einen Überblick verschaffen: Die ELIN GmbH mit Firmensitz in Wien hat sich dafür entschieden, zeitfressende Aufgaben wie diese aus dem Arbeitsalltag der Beschäftigten zu verbannen. Das gelingt mit digitaler Unterstützung. An der Niederlassung in Linz wurde im Juli 2022 die Bausoftware OneStop Pro implementiert. „Seit Einführung von OneStop Pro sparen wir uns beim Werkzeughandling etwa 50 Prozent der Zeit“, sagt Wolfgang Huber, Einkaufsleiter für den Standort in Linz.
Das österreichische Traditionsunternehmen mit mehr als 100-jähriger Geschichte ist auf Gebäude-, Industrie- und Infrastrukturanlagen im Portfolio der Elektrotechnik spezialisiert. Das Tätigkeitsfeld umfasst den gesamten Lebenszyklus einer Anlage: von der Planung über die Errichtung bis hin zu Service und Wartung. ELIN ist ein Unternehmen der IGO Industries, einem hoch spezialisierten Verbund von Technologieunternehmen.

Verwaltung mit Excel-Listen nicht mehr zeitgemäß
Die Entscheidung für eine Bausoftware fiel aufgrund steigender Anforderungen an das logistische Konzept mit bereichsübergreifenden Aufgaben. Mit der Übersiedlung der ELIN-Tochter EBG an den gemeinsamen Linzer Standort vor wenigen Jahren war das Werkzeuglager vereinheitlicht worden. Es fehlte eine gemeinsam nutzbare, praktikable Oberfläche. Die Abwicklung des Werkzeughandlings erfolgte mit Ausfass- und Rückgabescheinen, die Dokumentation in Excel-Listen und Accessdatenbanken. „So hatten wir nie einen exakten Ist-Stand darüber, wer welches Werkzeug hat. Dieses Vorgehen war nicht mehr zeitgemäß“, verdeutlicht Huber.

Vor diesem Hintergrund hat sich Wolfgang Huber mit tatkräftiger Unterstützung von Einkäufer Sebastian Raab nach einer passenden Software umgesehen. „Wir haben diverse bereits bestehende Kenntnisse mit Marktrecherchen abgestimmt, uns Programme vorstellen lassen und für unseren Anwendungsfall bewertet.“ Die Wahl fiel auf OneStop Pro aus dem benachbarten Niederbayern. „Der Kundensupport war einer der Hauptgründe, warum wir sehr bald von OneStop Pro überzeugt waren“, erinnern sich Huber und Raab zurück. Von Beginn an sei klar gewesen, einen Partner gefunden zu haben, der die Problemstellungen richtig erkennt und mit dem auf Augenhöhe gearbeitet werden kann. Diese Einschätzung hat sich im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit bestätigt. „Mit Maximilian Auer haben wir einen Ansprechpartner, an den wir uns immer wenden können. Wir erhalten schnelle Antworten und konkrete Lösungsvorschläge, wenn wir vor einer Herausforderung stehen“, so Raab.

Mit OneStop Pro mehr als 9.000 Werkzeuge im Blick
Allein am Linzer Standort verwaltet das Unternehmen inzwischen mehr als 3.500 Artikel wie Elektrowerkzeuge, persönliche Schutzausrüstung oder Leitern mit OneStop Pro. Auch an den Standorten Klagenfurt, Innsbruck und Attnang ist die Software im Einsatz. In Kürze kommen zudem die Niederlassungen Graz und Salzburg hinzu, sodass die Gesamtzahl der mit OneStop Pro verwalteten Artikel auf über 9.000 Stück ansteigen wird.
In der Praxis funktioniert das Werkzeughandling nun so: „Das Montagepersonal meldet vorzugsweise am Vortag seine Bedarfe an, diese werden vom Logistikpersonal vorbereitet, registriert und übergeben. Die firmeneigenen Werkzeuge werden mittels OneStop Pro dem entsprechenden Mitarbeiter oder der Baustelle zugewiesen“, schildert Sebastian Raab. Somit sei immer genau klar, welches Werkzeug wann wo ist und welcher Mitarbeiter dieses ausgefasst oder zurückgegeben hat. „Wir haben eine gute Übersicht, Verfügbarkeiten sind einfach zu eruieren und Schwund ist nachweisbar.“

Genutzt wird die Software in Linz ausschließlich von den Mitarbeitern aus Lager und Logistik. An anderen Standorten nimmt die Montageleitung die Verantwortung wahr. Die Bedienung bewerten Wolfgang Huber und Sebastian Raab als praxistauglich und unkompliziert. Die auf die Werkzeuge geklebten QR-Codes von OneStop Pro werden einfach via Smartphone eingescannt.
Auch die Option, in der Software Kalibrierungs- und Prüfintervalle zu hinterlegen, finden sie spannend. Diese Funktion wird aktuell implementiert, „damit wir keine Fristen versäumen und die Ersatzplanung rechtzeitig anstoßen können.“ Da die entsprechenden Belege direkt in der digitalen Akte des jeweiligen Artikels abgelegt werden können, kann das Wartungs- und Prüfungsmanagement über OneStop Pro langfristig betrachtet sogar zu einer Verbesserung des Qualitätsmanagements bei ELIN beitragen.

OneStop Pro®
OneStop Pro ist eine mehrfach ausgezeichnete Bausoftware zum marken- und herstellerunabhängigen Verwalten, Disponieren und Auswerten sämtlicher Maschinen, Geräte, Fahrzeuge und Personen. Die Verknüpfung von Stammdaten mit Telematikdaten, Live-Informationen, kaufmännischen Daten, Wartungs- und Prüfungsterminen sowie Planungsmöglichkeiten in einer einzigen Anwendung machen OneStop Pro zu einem unverzichtbaren Tool. Alle entscheidungsrelevanten Daten sind damit immer und überall verfügbar. Die OneStop Pro Software Solutions GmbH ist eine Tochterfirma der Beutlhauser Holding GmbH.