Reisekosten: Neue Regeln für Dienstreisen

Als gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten.

Maßgeblich dafür sind dabei vor allem dienst- oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen, wie z.B. Arbeitsverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen. Wichtig: Pro Dienstverhältnis kann es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte geben. Auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit kommt es künftig nicht mehr an. Arbeitgeber sollten keine Vereinbarungen aus Gefälligkeit treffen. Finanzbeamte kommen Ungereimtheiten schnell auf die Schliche.

Mit den Neuregelungen schränkt der Gesetzgeber die landläufig als Pendlerpauschale bekannte gesetzliche Entfernungspauschale ein. Künftig lassen sich nur noch Fahrten von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte in der persönlichen Einkommensteuererklärung über die Pendlerpauschale abrechnen.

Das muss aber kein Nachteil sein, denn: Für alle weiteren beruflichen Fahrten können Steuerzahler die tatsächlichen Kosten oder pauschale Kilometersätze absetzen. Hiervon profitieren vor allem Arbeitnehmer mit verschiedenen Einsatzstellen. Autofahrer können die Pauschale in Höhe von 30 Cent je Kilometer nicht nur für die einfache Entfernung, sondern für die tatsächliche Fahrtstrecke geltend machen.

Auch Dienstwagenfahrer können sich freuen: Im Zuge der Neuregelungen ist nur noch die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die übrigen Geschäftsfahrten zu Filialen und Niederlassungen des Arbeitgebers bleiben künftig steuerfrei. Gewährt der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss für den privaten Pkw, ist erhöhte Vorsicht geboten. Der Zuschuss darf den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung als Pendlerpauschale ansetzen könnte.

Künftig gibt es für Inlandsreisen nur noch zwei Verpflegungspauschalen statt wie bisher drei. Für alle Tage mit einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden gewährt der Fiskus eine Verpflegungspauschale von 24 Euro.

Von der Neuregelung profitieren vor allem Kurzreisende, die 1 bis 2 Tage unterwegs sind. Sie erhalten bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden künftig mit 12 Euro doppelt so viel wie früher. Reiskostenabrechnungen werden grundsätzlich einfacher. Zum einen entfällt die kleine Verpflegungspauschale für Abwesenheiten bis 8 Stunden. Zum anderen müssen bei mehrtägigen Dienstreisen die genauen Abwesenheitszeiten am An- und Abreisetag künftig nicht mehr dokumentiert werden. Der Fiskus gewährt immer 12 Euro je An- und Abreisetag; unabhängig davon, wann Reisende losfahren oder ankommen.

Will der Arbeitgeber mehr als die gesetzlichen Verpflegungspauschalen an seine Mitarbeiter auszahlen, kann er das wie bisher auch tun. Verdoppelt der Arbeitgeber etwa die Auszahlungsbeträge, dann kann er dem Arbeitnehmer diesen Mehrbetrag auch ohne weitere Nettoabzüge auszahlen. Dazu muss die Firma den Mehrbetrag mit 25 Prozent pauschal besteuern und die Steuer übernehmen.

Auf Dienstreisen wird man mitunter zum Essen eingeladen, z.B. vom eigenen Chef oder vom Kunden, für den man gerade unterwegs ist. Für diese Fälle, im Fachjargon Mahlzeitengestellung genannt, ergeben sich ebenfalls Änderungen.

Mahlzeiten werden künftig mit dem Sachbezugswert für 2014 von 1,63 Euro für Frühstück sowie 3,00 Euro für Mittag- und Abendessen als steuerpflichtiger Sachbezug in der Lohnabrechnung angesetzt. Hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, so kann die Mahlzeitengestellung individuell in der Lohnabrechnung oder vom Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.

Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, weil er etwa mehr als 8 Stunden unterwegs war, muss der Arbeitgeber diese für den jeweiligen Reisetag anteilig um 4,80 Euro für Frühstück sowie 9,60 Euro für Mittag- und Abendessen kürzen.

Bei Vollverpflegung während einer Dienstreise wird der steuerfreie Verpflegungsmehraufwand gegebenenfalls vollständig gekürzt und der Arbeitnehmer darf keine Werbungskosten mehr in seiner Steuererklärung ansetzen. Damit das Finanzamt dies prüfen kann, muss künftig in der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe „M“ stehen.

Ein übersteigender Kürzungsbetrag muss nicht als geldwerter Vorteil erfasst werden. Allzu opulente Mahlzeiten rufen indes die Finanzbehörden auf den Plan. Übersteigt der Preis einer Mahlzeit den Betrag von 60 Euro (bisher 40 Euro), so werten die Finanzbehörden das Essen als nicht angemessen. Die Folge: Die Besteuerung erfolgt dann nach den individuellen Steuersätzen des Arbeitnehmers in der Lohnabrechnung.