Baustellenverhandlungsprotokoll als kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Der Auftraggeber beauftragte den Auftragnehmer mit der Erbringung von Holzbauarbeiten. Vereinbart war in dem Vertrag, dass für die Gewährleistung § 13 VOB/B gelten solle. In einem späteren Verhandlungsgespräch erstellten die Parteien ein Verhandlungsprotokoll, das für den Auftragnehmer von dessen Mitarbeiter unterzeichnet wurde. In diesem Verhandlungsprokoll ist eine Verjährungsfrist von fünf Jahren vorgesehen, beginnend mit der Abnahme durch den Auftraggeber.

Der Auftraggeber übermittelte dem Auftragnehmer sodann das Verhandlungsprotokoll, der hiergegen keinen Widerspruch erhob. In der Folgezeit kam es zum Streit zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer, wobei die maßgebliche Verjährungsfrist maßgebliche Relevanz hatte. Der Auftragnehmer wandte ein, bei dem Verhandlungsgespräch nicht wirksam vertreten gewesen zu sein, sodass die kürzere Verjährungsfrist nach VOB/B gelte und nicht die in dem Verhandlungsprotokoll genannte 5-jährige Verjährungsfrist.

Der BGH hat entschieden, dass die in dem Verhandlungsprotokoll vereinbarte Verjährungsfrist maßgeblich ist. Zur Begründung führt der BGH u. a. Folgendes aus:

Wenn zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer nach Erteilung des Zuschlags ein Termin zur Erstellung eines Verhandlungsprotokolls vereinbart wird und der Auftragnehmer dazu einen mit der Sache befassten und sachkundigen Mitarbeiter entsendet, muss er sich die rechtsgeschäftlichen Erklärungen dieses Mitarbeiters jedenfalls im Wege der Anscheinsvollmacht zurechnen lassen. Auf diesen Rechtsschein kann der Auftraggeber vertrauen, weil er nicht damit rechnen muss, dass der Auftragnehmer auf eine Einladung zu einer Vertragsverhandlung über den durch Zuschlag zustandegekommenen Vertrag einen vollmachtlosen Vertreter schickt.

Erhält der Auftragnehmer daher zeitnah zur Verhandlung über den bereits geschlossenen Vertrag das darüber erstellte Protokoll und ist aus diesem die Abänderung des Vertrages zu erkennen, ist er in gleicher Weise verpflichtet, den Änderungen zu widersprechen, wie er es wäre, wenn er nach der Vertragsverhandlung ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben über das Ergebnis der Vertragsverhandlung erhalten hätte.

Nimmt an der Verhandlung ein Vertreter des Auftragnehmers teil, so ist der Auftragnehmer nach Treu und Glauben und der Verkehrssitte gehalten, das ihm zeitnah übersandte Protokoll zu prüfen und dem darin dokumentierten Verhandlungsergebnis zu widerspre-chen, wenn es die Verhandlungen nicht zutreffend wiedergibt. Es ist nämlich keinesfalls ungewöhnlich, dass es bei solchen Verhandlungen doch noch zu Abänderungen der Vereinbarungen kommt.

Da der Auftragnehmer dem Verhandlungsprotokoll nicht widersprochen hat, muss er die nachträglich vereinbarte Verlängerung der Verjährungsfrist auf fünf Jahre gegen sich gelten lassen.

Nach Vertragsschluss stattfindende Baubesprechungstermine, Jour-Fix-Termine etc. können als praxisüblich bezeichnet werden. Diese Termine dienen dazu, die Abwicklung des Bauvorhabens infolge technisch oder rechtlich auftretender Probleme/Änderungen sicherzustellen und auch die jeweiligen Leistungspflichten jeweils an die veränderten Umstände anzupassen.

Wenn mithin in einem derartigen Baubesprechungsprotokoll die vertraglichen Rechte und Pflichten angepasst/geändert werden, und das Besprechungsprotokoll den jeweiligen Vertragsparteien zeitnah überlassen wird, so kann vor dem Hintergrund der BGH-Entscheidung nur dringend empfohlen werden, das Besprechungsprotokoll umgehend zu prüfen und unverzüglich Widerspruch zu erheben, sofern Unklarheiten oder Abweichungen von dem tatsächlich Besprochenen erkennbar sind.

Die Entscheidung des BGH hat daher nicht nur Bedeutung für Bauunternehmer, sondern gilt im gleichen Maße auch für Auftraggeber. Gegenüber einem Verbraucher als Empfänger eines Verhandlungsprotokolls dürften die formulierten Grundsätze des BGH allerdings nicht gelten.