Von analog zu digital

Vor der Zusammenarbeit mit Couplink erfolgte die Auslieferung bei Enno Roggemann vollständig analog. „Unsere Fahrer hatten jeder einen ganzen Stoß, meist mehrseitiger Lieferscheine dabei – alle in doppelter Ausführung. „Ein sehr fehleranfälliger Ablauf und die Mitarbeitenden an den Standorten hatten während des Tages praktisch keinerlei Einblick in den aktuellen Auftragsfortschritt oder die Lkw-Position. Infos konnten höchstens per Mobiltelefon umständlich abgefragt werden“, beschreibt Kuiter die Situation vor der Umstellung.

Jetzt verwaltet "smart!matics NG" den gesamten Lieferprozess und jeder Fahrer verfügt mit seinem Industrie-Scanner über ein zentrales Tool zur Auftragsabwicklung – die klassische Auftragsmappe gibt es nicht mehr. Stattdessen leitet das kleine Gerät den Fahrer durch alle Prozessschritte und hält zugleich ständig die Verbindung zu den Kolleginnen und Kollegen im Innendienst.

„Unsere Fahrer sind durchweg zufrieden mit den Vereinfachungen und Vorteilen, die das neue System bietet“, fährt Kuiter fort. „Wir haben aber auch von Beginn an sehr darauf geachtet, sie einzubeziehen und ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen.“ So konnten die Fahrer etwa über die individuelle Platzierung der Einbauten in „ihrem“ Fahrzeug mitentscheiden. „Die Einbindung der Fahrer – übrigens auch bei der Auswahl der passenden Scanner – ist für mich einer der Schlüssel zur großen Akzeptanz des Projekts und schlussendlich auch zu seinem Erfolg. Mittlerweile reichen einige Fahrer selbst Vorschläge für Funktionserweiterungen der Telematik-Lösung ein und bieten an, diese zu testen.“

Digitalisierung schlägt Fehlerquote

„Fehlentladungen passieren einfach nicht mehr, seit wir die Scanner nutzen“, betont Kuiter. Wenn alles abgeladen ist, quittiert der Empfänger den Erhalt der Ware direkt auf dem Display. Werden mehrere Aufträge gleichzeitig ausgeliefert, fasst das System die Lieferscheine automatisch zusammen. Heute reicht eine Unterschrift für mehrere Lieferscheine.

Digitales Reklamationsmanagement

Auch wenn bei einer Lieferung doch mal nicht alles glatt läuft und ein Teil beschädigt ist oder fehlt, unterstützt die smart!matics-App den Fahrer. Heute werden Reklamationen sofort vor Ort dokumentiert, Schäden fotografiert und automatisch an die zuständige Kundenbetreuung übermittelt. Die kann sich dann direkt kümmern. Kuiter ergänzt: „Wir können den Vorgang so gleich analysieren und auch in der Rechnungsstellung berücksichtigen. Das schätzen unsere Partner natürlich.“

Transparenter Informationsfluss in der Logistik

Sobald der Fahrer die Lieferung mit der Kundenunterschrift abgeschlossen hat, werden im Hintergrund die aktualisierten Auftragsdaten per standardisierter Schnittstelle ans ERP übermittelt. „Der Lieferauftrag wird automatisch abgeschlossen, ein digitaler Liefernachweis generiert und in der Kundenhistorie archiviert“, erklärt Couplink-Projektmanager Maximilian Kremers. Auf Wunsch wird dem Kunden der quittierte Lieferschein per E-Mail zur Verfügung gestellt.

Vor der Weiterfahrt wird aus der "smart!matics-App" die Adresse des nächsten Kunden ans Lkw-Navi übertragen. Wenn der Roggemann-Lkw pünktlich auf dessen Hof rollt, steht dieser meist schon bereit. Denn auf Basis einer zuverlässigen ETA-Berechnung wird jeder Empfänger per automatisiert versendeten E-Mails 30 Minuten vor Ankunft informiert und über sich eventuell ändernde Ankunftszeiten auf dem Laufenden gehalten. Das macht auch eine schnelle Abwicklung vor Ort möglich.

GPS und Telematiksystem sind zudem wichtige Bausteine bei der Einhaltung der gesetzlichen Regulierungen wie der Aufzeichnungspflicht von Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer, hierfür sind zusätzlich noch Boxen in den Fahrzeugen installiert. Ebenso wie die Fahrerkarten und Tachodaten werden die Lenk- und Ruhezeiten automatisch aus dem Massenspeicher der Fahrzeuge ausgelesen und dokumentiert. Auch in Prozessen des Qualitätsmanagements ist "smart!matics NG" fest eingebunden, so wird beispielsweise auch die Führerscheinkontrolle über die App durchgeführt. Außerdem verlangt das System vor dem Losfahren eine Dokumentation der ordentlichen Ladungssicherung per Foto.