Entscheidend für ein wirksames Verfahren ist bereits der erste Schritt: die korrekte Einladung. Fehler bei Form oder Inhalt gehen zu Lasten des Arbeitgebers und können das Vertrauen der Beschäftigten zerstören. Ein BEM muss transparent, freiwillig und ergebnisoffen sein. Dies sollte bereits in der Einladung klar erkennbar sein:

• Erhalt der Arbeitsfähigkeit und Vermeidung erneuter Arbeitsunfähigkeiten

• Welche personenbezogenen Daten werden erhoben, gespeichert oder weitergegeben?

• Die Teilnahme an einem BEM-Verfahren ist freiwillig und darf nicht mit Kündigungsandrohungen verbunden sein. Eine Ablehnung darf nicht mit einer krankheitsbedingten Kündigung gleichgesetzt werden

• Eine Betriebsvereinbarung entbindet nicht von den (datenschutzrechtlichen) Informationspflichten. Der Arbeitgeber muss jeden Betroffenen individuell und umfassend informieren

Das Einladungsschreiben ist der zentrale Einstieg ins BEM. Es entscheidet darüber, ob Beschäftigte das Angebot annehmen. Wichtig ist:

• Das BEM ist kein Krankenrückkehrgespräch; dies sollte klargestellt werden

• Das Erstgespräch wird von einer neutralen Stelle geführt, in der Regel von einem BEM-Berater, nicht vom direkten Vorgesetzten, und klärt über das Vorgehen auf

• Ein Merkblatt mit FAQ erklärt Ablauf, Rechte und Pflichten

• Das Angebot für ein BEM-Verfahren ist immer kündigungsneutral und dient ausschließlich dem Schutz der Beschäftigten

Ein Beschäftigter kann das Angebot zunächst ablehnen und sich später erneut für ein BEM entscheiden. Sobald die gesetzlichen Voraussetzungen (zum Beispiel erneute längere Erkrankung) erfüllt sind, entsteht ein neuer Anspruch. Arbeitgeber sollten daher jedes Angebot dokumentieren und nachvollziehbar gestalten.

Durch den Arbeitgeber werden viele vertrauliche Daten verarbeitet – von Personalakten bis zu Krankmeldungen. Für das BEM gilt besondere Sorgfalt:

• nur notwendige Daten erheben (Datenminimierung)

• strikte Zweckbindung und Vertraulichkeit sicherstellen

• Bedingungen für die Einwilligungen erfüllen und korrekt einholen (Art. 7 DSGVO)

• Beschäftigte sind umfassend über ihre Betroffenenrechte zu informieren (Artt. 12, 15 ff. DSGVO)

• strikte Trennung zwischen Personalakte und BEM-Akte

• den Datenschutzbeauftragten einbinden

Ein wirksames BEM stärkt sowohl die Gesundheit der Beschäftigten als auch die betrieblichen Ab- läufe – von der Baustelle bis ins Büro. Damit es rechtssicher ist, sind klare Einladungen, transparente Informationen und eine datenschutzkonforme Umsetzung notwendig.

Dieser Rechtstipp erschien zuerst in der Oktober-Ausgabe des Baugewerbe Magazins.