In Deutschland wird dies voraussichtlich durch eine Überarbeitung des bestehenden Entgelttransparenzgesetzes erfolgen. Für die Praxis wichtig: Die meisten Vorgaben betreffen alle Arbeitgeber, Unterschiede gibt es vorrangig bei den Berichtspflichten, die an die Unternehmensgröße anknüpfen.

Das Ziel der Richtlinie ist es, mehr Lohngerechtigkeit zwischen Frauen und Männern zu erreichen. Dafür verlangt sie deutlich mehr Transparenz über Vergütungsstrukturen. Genau hier entsteht jedoch ein Spannungsfeld, das viele Unternehmen und Betriebe unmittelbar betrifft: Mehr Offenlegung führt zu zusätzlichen Verarbeitungsvorgängen rund um Gehalts- und Vergütungsdaten. An den Anforderungen der Datenschutzrechte (DSGVO und BDSG) ändert die Richtlinie nichts. Sie macht es jedoch umso wichtiger, den Datenschutz von Anfang an zu berücksichtigen und bei der Umsetzung besonders sorgfältig mit diesen sensiblen Beschäftigtendaten umzugehen.

Transparenz ja – aber datenschutzkonform

Die Richtlinie verpflichtet Arbeitgeber, Beschäftigte über Entgelte zu informieren und Vergütungsstrukturen offenzulegen. Gleichzeitig betont sie ausdrücklich, dass jede Verarbeitung personenbezogener Daten den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen muss.

Auch wenn Gehaltsdaten nicht zu den „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ (Art. 9 DSGVO) zählen, sind sie im betrieblichen Alltag hochsensibel: Eine unbedachte Offenlegung kann tief in die Privatsphäre eingreifen, Konflikte auslösen oder das Betriebsklima belasten. Arbeitgeber müssen daher sauber abgrenzen,

• welche Daten tatsächlich erforderlich sind,
• für welchen Zweck sie genutzt werden,
•  und wie eine Identifizierbarkeit Einzelner verhindert wird.

Gerade in kleineren Teams – etwa in Werkstätten, Handwerksbetrieben, Mischwerken oder Verwaltungseinheiten – kann „anonym“ schnell „erkennbar“ bedeuten, wenn die Vergleichsgruppe zu klein ist.
Wesentliche Neuerungen der Richtlinie

1. Gehaltsangaben im Bewerbungsverfahren

Künftig muss in Stellenausschreibungen bzw. im Bewerbungsprozess das Einstiegsgehalt oder eine Gehaltsspanne bereits genannt werden. Fragen nach dem bisherigen Einkommen sind ausdrücklich verboten.
Die Konsequenz für die Praxis: Wer heute noch „attraktive Vergütung“ in (internen und externen) Stellenanzeigen schreibt, muss morgen Zahlen liefern. Die Spanne sollte intern nachvollziehbar und konsistent sein.

2. Proaktive Information im Betrieb

Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten mindestens einmal jährlich schriftlich, proaktiv und „leicht zugänglich“ über deren Recht auf Auskunft informieren (z.B. via Intranet).
Praxiswirkung: Dies ist kein „Auf-Anfrage“-Thema, sondern muss als wiederkehrender Prozess organisiert werden.

3. Auskunftsrecht zu Vergleichsentgelten

Beschäftigte können Auskunft unter anderem über das durchschnittliche Entgelt vergleichbarer Tätigkeiten (gleiche oder gleichwertige Arbeit) verlangen.
Die Auskunft ist innerhalb von zwei Monaten zu erteilen und muss auch Angaben zum Durchschnitt der Vergleichsgruppe, getrennt nach Geschlecht, enthalten.
Praxiswirkung: Um die Auskünfte ohne viel „Handarbeit“ zu ermöglichen, sind belastbare Rollen- und Stellenlogiken sowie eine entsprechende Datenbasis erforderlich.

4. Beweislast beim Arbeitgeber

Bei vermuteter Entgeltdiskriminierung liegt die Beweislast beim Arbeitgeber. Er muss nachweisen können, dass keine unmittelbare oder mittelbare Diskriminierung vorliegt.
Praxiswirkung: In der Praxis verlagert sich die Diskussion somit von der Frage „Warum fragt jemand?“ hin zu der Frage „Welche objektiven Kriterien können wir als Arbeitgeber belegen?“.

5. Dokumentationspflicht: Entgeltentscheidungen nachvollziehbar machen

Entgeltentscheidungen müssen so dokumentiert werden, dass erkennbar ist, dass sie auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhen.
Praxiswirkung: Gerade in gewerblich geprägten Branchen mit Schichtmodellen, Zulagen, Prämien, Leistungslohn, übertariflichen Komponenten oder individuell verhandelten Gehältern wird die Dokumentation zum zentralen Risikopuffer.

Datenschutzfreundliche Umsetzung in der Praxis: fünf Stellschrauben

Durch die Umsetzung der Entgelttransparenz-Richtlinie entstehen neue Verarbeitungsvorgänge. Um zu vermeiden, dass Transparenz zu einer Herausforderung im Datenschutz wird, sollten Unternehmen frühzeitig an folgenden Punkten arbeiten:

1. Rechtsgrundlage und Offenlegungspflichten präzisieren

Welche Informationen müssen in welcher Form bereitgestellt werden und wo endet die Pflicht?

2. Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen

Wo bestehen Risiken, z. B. durch kleine Vergleichsgruppen und potenzielle Identifizierbarkeit?

3. Zugriffs- und Berechtigungskonzept etablieren

Wer darf Lohn- und Gehaltsdaten sehen, auswerten, herausgeben und wer ausdrücklich nicht? (auch hier gilt das „Need to know“-Prinzip.)

4. Aggregation und Anonymisierung praktisch nutzbar machen

Daten möglichst zusammengefasst bereitstellen, um Rückschlüsse auf Einzelpersonen zu vermeiden (Identifizierbarkeit).

5. Dokumentation konsequent führen

Abwägungen, Kriterien, Zuständigkeiten sowie Versionen von Vergütungslogiken und Entscheidungen sollten von Anfang an nachvollziehbar dokumentiert werden – und nicht erst, wenn eine Anfrage eingeht.
Empfehlung: Datenschutz sollte nicht erst „am Ende“ geprüft werden, sondern von Beginn an. Der Datenschutzbeauftragte sollte daher rechtzeitig eingebunden werden. Ideal ist ein abgestimmtes Vorgehen mit der Personalabteilung, der Rechtsabteilung, dem Compliance-Management, dem Datenschutzbeauftragten und, sofern vorhanden, dem Betriebsrat.

Fazit: Wer Prozesse baut, reduziert Risiken

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sorgt für Bewegung in den Vergütungssystemen und erfordert, dass Datenschutz und Compliance von Anfang an berücksichtigt werden. Unternehmen sollten die Umsetzung daher rechtzeitig planen und strukturiert angehen.

Wer klare Prozesse, Verantwortlichkeiten und Zugriffsbeschränkungen etabliert, kann die Transparenzpflichten erfüllen, ohne die Privatsphäre der Beschäftigten zu gefährden oder einen administrativen Overload zu verursachen. Damit stärken sie zugleich das Vertrauen in die Organisation und ihre Vergütungsentscheidungen. Bei richtiger Umsetzung ist dies kein „Zusatzthema“, sondern gelebter Beschäftigtendatenschutz: nachvollziehbar, fair und im Alltag belastbar – und es stärkt das Vertrauen in den Arbeitgeber.

Datenschutz-Checkliste

Setup

• Tätigkeiten im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ergänzen
• Rechtsgrundlagen prüfen und dokumentieren, inkl. Zweckbindung und Datenminimierung
• Informationspflichten nach DSGVO prüfen und aktualisieren (Mitarbeiterinformationen)
• Speicher- und Löschfristen festlegen; Dokumentation im Lösch- und Archivierungskonzept

Zugriff, Berechtigungen, Vertraulichkeit

• Rollen- und Berechtigungskonzept definieren (HR/Payroll, Führungskräfte, externe Dienstleister)
• Technische Zugriffskontrollen prüfen (Rechte, Protokollierung, 4-Augen-Freigabe)
• Vertraulichkeitsregeln intern kommunizieren (keine „Nebenkanäle“)

Anonymisierung, Aggregation, Identifizierbarkeit

• Mindestgröße für Vergleichsgruppen festlegen (Datenschutzrisiko: Rückschluss auf Einzelpersonen)
• Aggregationsregeln definieren (Durchschnitt/Median? – intern festlegen und konsistent nutzen)
• Sonderfälle klären: seltene Rollen, Einzelpositionen, kleine Standorte und Teams
• Dokumentieren, wie Identifizierbarkeit reduziert wird (insbesondere in kleinen Betrieben/Einheiten)

Eine Zusammenfassung dieses Rechtstipps erschien bereits in der April-Ausgabe 2026 des Baugewerb Magazins.