Vorbereitung ist alles

Da keine anderen Termine vermerkt sind, muss Daniel nicht nochmal in die Zentrale. Alle wichtigen Informationen, wie Kundendaten, anstehende Tätigkeiten und der tagesaktuelle Projektstand, sind in der mobilen App der Auftragsverwaltungslösung zentral einseh- und änderbar. Auf dem Weg erledigt Daniel ein paar Aufgaben vom Beifahrersitz aus. Zunächst "stempelt" er sich und seinen Bruder über das Tablet in der Zeiterfassungs-Software ein – die Fahrtzeit kann er gesondert verbuchen. Daniel verschafft sich zudem schnell einen Überblick darüber, wer sich für heute krankgemeldet hat, ein paar Urlaubstage verbringt oder den Bereitschaftsdienst am kommenden Wochenende übernimmt. In letzterem Fall verwaltet dann das Tool automatisch die entsprechenden Zuschläge und informiert die hinterlegten Mitarbeiter.

Mobil auf dem Bau unterwegs

Bevor die Brüder auf der Baustelle ankommen, öffnet Daniel die Messenger-App, über die er mit Auftraggebern kommunizieren kann, und vergewissert sich, dass der Kunde des aktuellen Projekts keine plötzlichen Wünsche oder Terminänderungen hat. Der Posteingang ist leer – DigiBau ist weiterhin voll im Zeitplan. Auf der Baustelle nutzt Daniel sein Tablet, um die Tätigkeiten seines Teams – einschließlich verschiedener Maße und Mengen, Projektfortschritte oder Fertigstellungsberichte – genau zu dokumentieren. Dafür kann er Textblöcke nutzen oder seine Notizen einsprechen, falls er gerade keine Hand frei hat. Außerdem kann er bei Bedarf Fotos hinzufügen, um eventuelle Schäden aus versicherungstechnischen Gründen auch visuell festzuhalten.

Zeit für die Mittagspause

Mittags melden sich zwei Kollegen über die Team-Messenger-App: Die Heizungsinstallateurin Olivia Meier* und der Maler Peter Hoffmann* fragen, ob sich Daniel mit ihnen zum gemeinsamen Essen treffen möchte. Also gibt er seinem Team Bescheid und vermerkt Pause und Abwesenheit im Zeiterfassungssystem inklusive einer Erfassung der Spesen. Olivia und Peter erzählen, wie ihr Tag bisher lief. Peter schwärmt zum Beispiel von der neuen Lösung, mit der er Aufmaße via App mobil beim Kunden erstellen und zentral ablegen kann. Bei all der Auftragsflut sorgt das für viel Zeit, da er den Zollstock nicht mehr selbst anlegen muss. Olivia berichtet von der anstehenden Sanierung einer Immobilie. Hierfür soll sie die Heizlast ermitteln, damit eine neue Heizungsanlage eingebaut werden kann. Für die Berechnung nutzt sie seit einiger Zeit ein neues Tool.

Spontane Planänderung

Ein Kunde hat wegen eines Notfalls angerufen: Nach dem gestrigen Sturm ist das Dach seines Hauses beschädigt. Da Daniel laut GPS-Anzeige in der Nähe ist, soll er sich den Schaden anschauen. Über das Tablet legt er den neuen Auftrag an. Beim Kunden angekommen, begutachtet Daniel den Schaden und prüft, ob die benötigten Materialien im Lager verfügbar sind. Ist eine Nachbestellung nötig, kann er diese sofort über das Warenwirtschaftssystem aufgeben. Für die baldige Reparatur sucht er im Teamplanungssystem nach Mitarbeitern, die verfügbar sind. Auf Basis all dieser Informationen macht Daniel dem Kunden das Angebot.

Das schnelle Angebot stellt den Kunden zufrieden, der dem Auftrag sofort zustimmt. Daniel terminiert daraufhin die Reparaturarbeiten in der Auftragsverwaltung. Sämtliche Informationen schickt er direkt an den eingeteilten Mitarbeiter sowie an die Zentrale, wo die Dokumente im System zentral hinterlegt werden und für alle verfügbar sind. Nach der Reparatur wird der verantwortliche Mitarbeiter dem Kunden sowohl eine Leistungszusammenfassung zur digitalen Unterzeichnung vorlegen als auch die Rechnung automatisch erstellen und im Nachgang zuschicken – und das alles vor Ort. Und gleichzeitig mit Abschluss erhält der Kunde eine automatisierte Anfrage, ob er seine Zufriedenheit nicht mit einer Google-Bewertung des Unternehmens belohnen möchte.

Feierabend – ohne lästigen Papierkram

Im Anschluss geht es zurück auf die Baustelle, wo Daniel online seinen spontanen Auftrag abschließt und sich bis zum Feierabend um anfallende Aufgaben kümmert. Diese kann er ganz einfach auf seinem Tablet einsehen. Am Ende des Tages sendet er den heutigen Tagesbericht, die abgehakte Checkliste sowie Bilder an die Zentrale, loggt sich im Zeiterfassungssystem aus und schließt die Apps.

Von der Auftragsverwaltung bis hin zur Zeiterfassung: Dank spezialisierter Handwerks-Software lassen sich all diese Aufgaben innerhalb weniger Minuten erledigen. Das bringt alle auf den aktuellen Stand, macht papierlastige Prozesse effizienter und entlastet alle Mitarbeiter ungeachtet ihres Geschäftsbereichs. Es bleibt also mehr Zeit für das Handwerk sowie für kundenfreundlichen, schnellen Service. So muss Daniel an diesem Freitagabend nicht mehr zurück ins Büro, um Papierkram zu erledigen, sondern kann seinen digitalen Arbeitstag bei einer Grillwurst in Olivias Garten ausklingen lassen.

* Die Handlungen, Vorfälle sowie Namen aller handelnden Personen und Unternehmen sind frei erfunden. Jegliche Ähnlichkeit mit lebenden oder realen Personen und Unternehmen ist rein zufällig.

Dieser Artiktel erschien zuerst in Ausgabe 07-08_23.